Qué es un LMS. Guía de plataformas e-Learning y aulas virtuales

Un LMS es un el elemento principal dentro de la formación online, la cual se ha convertido en una de las herramientas más eficaces para mejorar las competencias de los trabajadores en los procesos de aprendizaje en las empresas.

En los últimos años, el aumento del teletrabajo, la digitalización y la necesidad de ofrecer formación flexible y accesible han acelerado el uso de plataformas e-learning y sistemas LMS (Learning Management System).

Estos sistemas son capaces de centralizar los contenidos, hacer seguimiento detallado del progreso y gestionar las acciones formativas de manera eficiente.

Para las empresas que buscan formar a trabajadores a través de FUNDAE para bonificar sus cursos, elegir un sistema de aprendizaje online adecuado va a ser importante para cumplir los requisitos de trazabilidad y control exigidos por FUNDAE.

Registros de actividad, informes de progreso, evaluaciones y evidencias son más fáciles de gestionar cuando se tiene una plataforma que automatiza procesos y genera documentación compatible con los criterios de bonificación.

En este artículo vamos a ver qué es un LMS, qué tipos de plataformas e-learning hay, cómo funcionan las aulas virtuales y qué aspectos deben valorar las empresas de formación a la hora de elegir la plataforma más adecuada.

¿Qué es un LMS?

Un LMS (Learning Management System) es una plataforma digital diseñada para planificar, gestionar y evaluar procesos en plataformas de formación online.

Es un sistema centralizado que permite a escuelas, centros educativos y entidades de formación crear cursos, distribuir contenidos, controlar el progreso de los alumnos y generar informes de rendimiento.

Podemos decir que un LMS es el núcleo o centro de cualquier estrategia de e-learning, haciendo que la formación sea accesible, flexible y medible.

Entre las funciones principales de un LMS tenemos:

• Creación y gestión de cursos, donde se organizan módulos, unidades didácticas, evaluaciones y recursos multimedia.
• Permiten trabajar con distintos formatos, como vídeos y documentos, hasta contenidos interactivos compatibles con estándares como SCORM o xAPI.
• Seguimiento del progreso, que permite verificar el tiempo dedicado, las actividades completadas y los niveles de avance hechos por cada alumno.
• Informes automáticos, necesarios para medir la eficacia de la formación y detectar áreas de mejora.
• Sistemas de evaluación, tanto automática como manual, mediante cuestionarios, pruebas prácticas, rúbricas y entrega de tareas.
• Facilitan la gestión de usuarios, con asignación de roles y permisos diferenciados (administradores, tutores, formadores, alumnos), teniendo así un control sobre lo que cada perfil puede ver o modificar.

Más adelante vamos a ver los distintos tipos de LMS según su arquitectura tecnológica.

• LMS open source como Moodle o Chamilo que dan permiten flexibilidad y personalización, al ser plataformas cuyo código es accesible y modificable.
• LMS SaaS o cloud, como TalentLMS o Docebo, funcionan con un modelo de suscripción y se alojan en la nube, por lo que no necesitan instalaciones ni mantenimiento por parte de la empresa, y se actualizan de forma continua.
• LMS on-premise, que se instalan en servidores internos de la organización, permitiendo un control total sobre los datos, aunque con mayores costes de mantenimiento.

También podemos clasificar a los LMS según su finalidad.

• Los LMS corporativos son los orientados a empresas que necesitan formar a empleados o clientes y buscan escalabilidad, reporting avanzado y alineación con objetivos de negocio.
• Los LMS académicos son los utilizados por escuelas y universidades, y se centran en la gestión de asignaturas, evaluación continua y comunicación pedagógica.
• Los LMS para microlearning son los que ofrecen contenidos en pequeñas dosis, o cápsulas, fáciles de consumir.

Beneficios de implantar un LMS para una empresa

Para las empresas y escuelas de formación, los beneficios de implantar un LMS son muchos.

Por ejemplo, la escalabilidad hace que se pueda aumentar el número de alumnos, cursos o seminarios sin que los costes aumenten de forma proporcional.

Algo esencial es la trazabilidad necesaria para organizaciones que gestionan formación bonificada a través de FUNDAE, ya que el LMS facilita esto con registros de actividad, tiempo de conexión, evaluaciones realizadas y seguimiento del proceso formativo.

Esta información es obligada para justificar la inversión formativa ante FUNDAE.

Además, un LMS ayuda a reducir costes, al eliminar la necesidad de desplazamientos, materiales impresos o instalaciones presenciales.

Por último, la analítica de aprendizaje da una visión clara del rendimiento, permitiendo identificar patrones, predecir necesidades formativas y tomar decisiones basadas en datos.

Tipos de LMS para plataformas de formación online

Dentro de los MLS tenemos varios tipos y alternativas, desde LMS de código abierto muy personalizables, hasta plataformas SaaS que buscan facilidad de uso y escalabilidad.

Esta variedad permite a cada organización elegir la solución más adecuada según su tamaño, sector, presupuesto y necesidades formativas.

Vamos a ver una selección de las plataformas LMS más habituales, con sus características y casos de uso más comunes.

LMS open source

Dentro de los LMS open source, Moodle es el más utilizado del mundo.

Su principal punto fuerte es su gran comunidad global, su flexibilidad y la variedad de plugins que tiene.

Se puede personalizar prácticamente cualquier aspecto del entorno formativo, lo que lo hace adecuado para centros educativos y empresas formadoras.

Es compatible con SCORM y LTI, y cuenta con herramientas de evaluación, foros, mensajería interna y analítica básica.

Chamilo es un LMS con gran facilidad de uso, interfaz simple y que necesita menos recursos frente a Moodle.

Es una opción muy adecuada para pymes y escuelas que quieren una plataforma LMS simple, rápida de implementar y con un coste de mantenimiento bajo.

Como Moodle, Chamilo también soporta SCORM y tiene módulos de gestión de cursos, usuarios y evaluaciones.

Open edX es un LMS open source orientado a proyectos de formación masiva tipo MOOC.

Su arquitectura es escalable, y es el LMS recomendado para escuelas, empresas o universidades que quieren ofrecer catálogos grandes abiertos al público.

Permite seguimiento avanzado como en los anteriores LMS.

Plataformas comerciales y SaaS

Dentro de los LMS orientados a ser soluciones comerciales, Docebo es el principal por su enfoque en la experiencia del usuario, su sistema de analítica y sus capacidades de inteligencia artificial para recomendaciones personalizadas.

Es muy utilizado por grandes y empresas con programas formativos globales.

TalentLMS es una plataforma SaaS sencilla e intuitiva adecuada para pymes y escuelas que buscan implementar fácilmente un LMS con una curva de aprendizaje reducida.

Tiene soporte SCORM, gamificación, integración con herramientas externas y opciones de automatización.

Cornerstone OnDemand es un LMS corporativo que combina funciones de formación, evaluación, desarrollo profesional y analítica avanzada.

Está orientado a empresas grandes que quieren un ecosistema de gestión del talento.

Blackboard y Canvas son dos LMS académicos potentes a nivel internacional.

Plataformas especializadas y de nicho

Además de los LMS generalistas vistos, hay plataformas que se centran en necesidades específicas.

Las plataformas de microlearning, como EdApp o 7taps, priorizan contenidos breves y accesibles desde móviles.

Otras combinan LMS con herramienta de autoría, como iSpring Learn o LearnWorlds, facilitando la creación de cursos interactivos sin software externo.

También hay LMS orientados a vender cursos, como Kajabi, Teachable o Thinkific, adecuados para academias online y creadores de contenido.

Después de esta información, vamos a ver una tabla que nos resumen las principales características.

Plataforma	Coste aprox.	Escalabilidad	SCORM/xAPI	Gamificación	SSO	Reporting avanzado	Multi-idioma	GDPR	API
Moodle	Bajo	Alta	Sí	Plugins	Sí	Medio	Sí	Sí	Sí
Chamilo	Bajo	Media	Sí	Básica	Sí	Medio	Sí	Sí	Sí
Docebo	Medio/Alto	Muy alta	Sí	Sí	Sí	Avanzado	Sí	Sí	Sí
TalentLMS	Bajo/Medio	Alta	Sí	Sí	Sí	Medio/Alto	Sí	Sí	Sí
Cornerstone	Alto	Muy alta	Sí	Sí	Sí	Muy avanzado	Sí	Sí	Sí
Totara	Medio/Alto	Alta	Sí	Sí	Sí	Avanzado	Sí	Sí	Sí

¿Qué es un Aula virtual?

Un aula virtual es un espacio digital que busca facilitar la interacción entre formadores y alumnos dentro de una formación online.

Puede ser un módulo integrado dentro de un LMS, o una herramienta independiente que se conecta a la plataforma formativa.

A diferencia del LMS, que gestiona el aprendizaje controlando usuarios, cursos, informes, permisos y trazabilidad, el aula virtual se centra en la experiencia de enseñanza, es decir, en cómo se imparte, comunica y desarrolla la formación.

• El LMS organiza y estructura todo el sistema
• El aula virtual es el espacio de clase donde se desarrolla el aprendizaje, ya sea en sesiones síncronas, actividades asincrónicas o dinámicas colaborativas.

Las aulas virtuales suelen tener elementos como:

• Videoconferencia, ya sea mediante herramientas integradas como BigBlueButton o aplicaciones externas como Zoom, Teams o Google Meet.
• Foros y chats que facilitan la comunicación continua y la resolución de dudas en tiempo real o diferido.
• Pizarras digitales para explicar conceptos de forma visual
• Calendarios para organizar sesiones y entregas
• Sistemas para la presentación, entrega y corrección de tareas.

También se pueden ofrecer materiales descargables, como guías, resúmenes o plantillas, lo que facilita el estudio autónomo y refuerza el aprendizaje.

Se puede evaluar a los alumnos con cuestionarios, retroalimentación personalizada o ejercicios prácticos.

¿Qué estándares para E-learning hay?

Los estándares y tecnologías de e-learning son necesarios para hacer que los contenidos formativos funcionen correctamente en cualquier plataforma LMS y que los datos de aprendizaje puedan registrarse, analizarse y trasladarse entre distintos sistemas.

Entre los estándares más usados tenemos SCORM, xAPI (Tin Can API), AICC y LTI, cada uno con aplicaciones específicas dentro del ecosistema educativo digital.

Vamos a ver cada uno de ellos.

SCORM (Sharable Content Object Reference Model) es uno de los estándares más extendidos.

Permite empaquetar cursos en un formato compatible con la mayoría de LMS, permitiendo una correcta visualización y el registro básico de datos como tiempo, progreso o calificaciones.

Es adecuado para cursos estructurados y contenido secuencial.

xAPI, también conocido como Tin Can, es una evolución de SCORM.

Con él se puede capturar datos de aprendizaje tanto dentro como fuera del LMS, incluyendo actividades offline, simulaciones, apps móviles o incluso experiencias del mundo real.

Esto lo orienta más a empresas que buscan una medición más detallada y flexible.

AICC es uno de los primeros estándares en e-learning.

Actualmente está menos extendido, pero sigue presente en algunos sectores industriales.

Por su parte, LTI (Learning Tools Interoperability) permite integrar herramientas externas dentro del LMS, como aplicaciones educativas, laboratorios virtuales o sistemas de videoconferencia, manteniendo la autenticación y el flujo de datos.

Utilizar estos estándares está relacionado con el uso de un LRS (Learning Record Store), un repositorio especializado en almacenar datos generados mediante xAPI.

A diferencia del reporting tradicional de un LMS, centrado en cursos y calificaciones, el LRS registra actividades granulares:

Interacciones específicas, rutas de aprendizaje, acciones realizadas en simuladores, o contenidos consumidos desde dispositivos móviles.

Con esto se puede tener una analítica del aprendizaje mucho más completa y orientada a la toma de decisiones.

Las APIs completan este ecosistema de enseñanza online, y con ellas se puede automatizar procesos, sincronizar datos y personalizar la plataforma según las necesidades de cada empresa.

Requisitos de FUNDAE para un LMS

Los requisitos legales y de cumplimiento son un aspecto importante en cualquier proyecto de formación online, sobre todo cuando se gestionan datos personales de alumnos y se preparan acciones bonificables a través de FUNDAE.

En primer lugar, todos los LMS o plataformas de e-learning deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Esto supone asegurar que los datos de los alumnos se traten de forma segura.

Es necesario obtener consentimientos claros, políticas de privacidad actualizadas y medidas técnicas que permitan la confidencialidad, como son la encriptación, control de accesos, backups y almacenamiento seguro.

Otro punto importante es la accesibilidad digital, regulada a través de estándares como las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines).

Un LMS accesible debe permitir la navegación mediante teclado, textos alternativos, subtítulos en vídeos, contraste adecuado y compatibilidad con lectores de pantalla, de cara a usuarios con discapacidades, y también a mejorar la experiencia.

En el caso de las empresas que bonifican formación a través de FUNDAE, hay requisitos añadidos.

La plataforma debe permitir la trazabilidad completa del proceso formativo, registrando tiempos de conexión, actividades realizadas, evaluaciones, participación en foros y cualquier evidencia que acredite la realización dl curso.

Estos datos deben guardarse y poder exportarse para auditorías o requerimientos de la Administración.

También, los contenidos deben estar bien estructurados y accesibles durante todo el periodo formativo.

FUNDAE, LMS y formación online

Contar con un LMS que se integre con los solicitado por FUNDAE es uno de los aspectos más importantes para las empresas que quieren ofrecer formaciones bonificables por FUNDAE.

Tener un LMS adecuado hace más fácil la gestión de documentos, el guardado de evidencias y la trazabilidad exigida por la FUNDAE.

Entre las evidencias que se piden tenemos los registros de asistencia, los contenidos impartidos, las evaluaciones realizadas, los listados de alumnos, los tiempos de conexión, la participación en foros o actividades y, en general, cualquier interacción que demuestre la actividad formativa.

Un LMS permite tener todo esto de forma automática y trazable, reduciendo errores y facilitando la auditoría.

Esta trazabilidad es necesaria para justificar la bonificación y demostrar que se ha hecho el curso.

Para preparar la documentación requerida por FUNDAE, se pueden utilizar las herramientas de informes del LMS.

Con la mayoría se puede exportar listados, registros y evaluaciones en formatos como CSV, XLS o PDF.

Se debe guardar toda la documentación generada durante el periodo exigido por la normativa, para que la empresa pueda responder ante cualquier requerimiento posterior.