Requisitos, pasos y gestión para bonificar cursos FUNDAE

¿Cómo se bonifica un curso con FUNDAE?

Esta es una pregunta que se hacen muchas empresas que quieren formar a sus trabajadores utilizando la formación bonificada a través de FUNDAE.

La formación bonificada, también llamada formación programada por las empresas o cofinanciación FUNDAE, es una herramienta que permite a las empresas formar a sus trabajadores sin tener que pagar el coste total de la formación.

Esto se debe a que, a través de las cotizaciones que las empresas hacen cada mes a la Seguridad Social, se genera un crédito anual que puede utilizarse para pagar cursos de formación profesional.

La gestión de estas bonificaciones la hace FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo), que es quien coordina y supervisa el buen uso de los fondos destinados a la formación.

Para poder utilizar la formación de FUNDAE, es necesario cumplir una serie de requisitos y seguir una serie de pasos que vamos a exponer aquí.

En este artículo vamos a ver qué requisitos hacen falta para bonificar un curso por FUNDAE, qué pasos hay que seguir, y cómo podemos saber los créditos que tiene nuestra empresa para formación bonificada.

Qué son los créditos FUNDAE

Los créditos FUNDAE son los fondos que tiene cada empresa para financiar la formación de sus trabajadores a través del sistema de formación bonificada.

Son un importe anual que la empresa puede descontar de las cotizaciones a la Seguridad Social, siempre que cumpla los requisitos que se solicitan, y gestione de manera adecuada las acciones formativas.

Por lo tanto, los créditos FUNDAE son un presupuesto destinado a la mejora de competencias del personal, que se genera de las aportaciones empresariales y de los trabajadores al sistema de formación profesional para el empleo.

El crédito de formación se calcula cada año en base de la cuota de formación profesional ingresada el año anterior y del tamaño de la plantilla de la empresa.

Cuanto más grande sea la masa salarial de la empresa, más crédito disponible va a tener.

FUNDAE es la que actualiza y comunica estos datos cada año, por lo general durante el primer trimestre, usando la información que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social.

A partir de ese momento, las empresas pueden conocer su crédito FUNDAE en la aplicación que tiene la organización y así planificar las acciones formativas del año presente.

Por norma general, el crédito es anual y no se puede acumular de un año para otro, por lo que debe utilizarse dentro del mismo año natural.

No obstante, la Ley 30/2015 permite que las empresas de menos de 50 trabajadores puedan reservar crédito para años posteriores, siempre que lo pidan antes del 30 de junio.

Requisitos generales para la formación bonificada FUNDAE

Para que una empresa pueda bonificar la formación de sus trabajadores a través de FUNDAE, debe cumplir una serie de requisitos marcados en la Ley 30/2015 y en el Real Decreto 694/2017, que regulan el sistema de formación profesional para el empleo.

El primer requisito es estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.

FUNDAE y la Tesorería General de la Seguridad Social verifican esta información antes de permitir la bonificación de la formación.

Si la empresa tiene deudas pendientes o no ha cumplido con sus obligaciones de cotización, no podrá utilizar su crédito formativo hasta que regularice su situación.

Otro requisito es que la empresa debe estar registrada en la aplicación telemática de FUNDAE como entidad bonificada.

Este registro sirve para poder comunicar las acciones formativas, gestionar a los trabajadores que se van a formar, y aplicar las bonificaciones.

Puede ser que una empresa actúe dentro de una agrupación de empresas, y en este caso se deberá autorizar a una entidad organizadora para que gestione las formaciones en su nombre.

Estas entidades, a su vez, deben estar inscritas y cumplir con los requisitos que pide la normativa actual.

Otro aspecto importante es cumplir con los plazos administrativos que marca FUNDAE.

Se debe comunicar el inicio de la formación antes de que empiece el curso, como mínimo, con 2 días naturales de antelación, a través la aplicación comentada antes.

Una vez acabado el curso bonificado por FUNDAE, la empresa debe comunicar su finalización e introducir los costes asociados dentro de los plazos marcados.

La aplicación de la bonificación FUNDAE se hace en los boletines de cotización (TC) del mismo ejercicio en el que se ha cursado la formación.

Esto quiere decir que la empresa solo puede deducir el importe que corresponde a sus seguros sociales del año actual.

Sin embargo, hemos comentado antes que empresas con menos de 50 trabajadores pueden acogerse a la reserva de crédito FUNDAE si lo comunican antes del 30 de junio, pudiendo así acumular el crédito durante 2 años posteriores.

Por lo tanto, una correcta gestión de los documentos, y el seguimiento de los plazos aseguran que la empresa aproveche al máximo los recursos de FUNDAE.

Características de los cursos bonificables por FUNDAE

Para que una acción formativa sea bonificable por FUNDAE debe estar vinculada con la actividad profesional del trabajador que se va a formar.

En primer lugar, el contenido de la formación debe estar relacionado con el puesto de trabajo o con las competencias profesionales del trabajador a formar.

Respecto a la duración y calendario, FUNDAE exige una duración mínima de 2 horas lectivas por acción, y límites por jornada, de normalmente no más de 8 horas diarias salvo en cursos de una sola jornada.

Los grupos y horarios deben registrarse en la aplicación de FUNDAE.

También hay límites de alumnos, siendo el máximo 30 en presencial y 80 por tutor en teleformación.

La modalidad puede ser presencial, teleformación (online) o mixta.

Para que la teleformación sea bonificable, la plataforma y el diseño deben permitir la tutorización, el control de participación y la trazabilidad (registros de accesos, controles de seguimiento periódicos, evidencias de actividad y evaluación).

FUNDAE exige que la escuela que imparte el curso permita acceso a la plataforma a los órganos de control, e incluya mecanismos de registro de tutorías y controles.

El 75% de asistencia o controles se ha de cumplir para considerar que el trabajador ha hecho el curso.

Antes de empezar una formación, es obligatorio registrarla en la aplicación de FUNDAE indicando el inicio y, una vez acabada, su cierre y costes.

En cuanto a costes y subcontratación, sólo se admiten los conceptos que dice la normativa (costes directos e indirectos vinculados a la impartición).

La documentación, como facturas, fichas de personal, justificación de amortizaciones, desglose de costes de organización, debe guardarse y poderse aportar en requerimientos que pueda hacer FUNDAE.

Pasos para bonificar un curso por FUNDAE

Cómo solicitar la bonificación FUNDAE es algo que genera dudas en algunas empresas.

Bonificar un curso a través de FUNDAE supone seguir unos pasos definidos por la Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017, que regulan la formación profesional para el empleo.

Vamos a ver cómo es el proceso para solicitar la bonificación un curso de FUNDAE, adaptado al ámbito empresarial, y con las responsabilidades, plazos y documentos de cada fase.

Paso 1. Calcular el crédito FUNDAE disponible de la empresa

Responsable: La empresa interesada en formar a sus trabajadores o su entidad organizadora.

Antes de planificar la formación bonificada por FUNDAE, hay que saber el crédito anual que tiene la empresa, calculado según las cotizaciones por formación profesional del año anterior y el tamaño de la plantilla.

Este dato puede consultarse en el simulador de crédito de FUNDAE, o directamente en su aplicación telemática.

El crédito se actualiza cada año con datos de la Seguridad Social y puede reservarse, en el caso de empresas de menos de 50 trabajadores, si se pide antes del 30 de junio.

Paso 2. Saber las necesidades de formación

Responsable: La empresa o departamento de formación.

Como es lógico, la formación bonificada por FUNDAE escogida por la empresa debe satisfacer las necesidades reales del puesto de trabajo y los objetivos estratégicos de la organización.

Paso 3. Elegir modalidad de formación y proveedor

Responsable: La empresa o entidad organizadora.

Se debe escoger la modalidad de formación más conveniente, bien sea presencial, online o mixta, teniendo en cuenta que la metodología y los medios técnicos cumplen los criterios exigidos por FUNDAE (plataforma con seguimiento y tutorización en el caso de cursos online).

Paso 4. Comunicar la acción formativa a FUNDAE

Responsable: La empresa o entidad organizadora.

La comunicación de inicio de la formación debe hacerse antes de que empiece el curso, al menos con 2 días naturales de antelación, a través de la aplicación de FUNDAE.

En esta comunicación se debe indicar los datos del grupo formativo, trabajadores que van a formarse, fechas, gastos previstos y lugar donde se hará la formación.

Sin esta comunicación previa, el curso no podrá bonificarse por FUNDAE.

Paso 5. Control de asistencia y seguimiento

Responsable: La entidad de formación o empresa.

Durante la formación, se deben guardar los listados de asistencia firmados (en presencial) o los registros de conexión y participación (en online).

FUNDAE pedirá pruebas verificables del proceso formativo, como tutorías, evaluaciones, cuestionarios y certificados.

La asistencia mínima que se pide es del 75% del total de horas para poder aplicar la bonificación.

Paso 6. Imputación de costes y documentación justificativa

Responsable: La empresa y entidad organizadora.

Una vez acabado el curso, hay que indicar los costes de formación en la aplicación.

Costes directos (docencia, materiales, alquileres), indirectos (máximo 10%) y de organización.

FUNDAE pide conservar toda la documentación económica y técnica (modelos B1 y B2, facturas, nóminas, partes de trabajo, fichas de trabajadores formados).

Paso 7. Aplicar la bonificación FUNDAE en los seguros sociales

Responsable: La empresa (departamento laboral o gestoría).

Una vez validada la información, la empresa puede deducir el importe bonificable por FUNDAE en los seguros sociales del mes que toque con el boletín de cotización (RNT/RLC).

Es necesario hacer esto dentro del mismo ejercicio fiscal, excepto en los casos de crédito reservado.

Paso 8. Conservación de documentación y posibles auditorías

Responsable: La empresa y entidad organizadora.

Toda la documentación debe conservarse durante al menos 4 años, conforme exige la normativa.

FUNDAE y la Inspección de Trabajo pueden pedirla para hacer comprobaciones o auditorías una vez acabado el curso.

Documentación obligatoria para cursos bonificados FUNDAE

La documentación obligatoria para el proceso de bonificación gestionado por FUNDAE acredita que la formación se ha impartido conforme a la normativa vigente.

Toda empresa que bonifique cursos por FUNDAE tiene que guardar evidencia tanto pedagógica como económica, con el fin de justificar el uso de los fondos públicos en caso de inspección.

Entre los documentos más importantes tenemos los modelos oficiales B1 y B2.

• El modelo B1 se corresponde con la información básica de la acción formativa (empresa, participantes, fechas, modalidad, duración, etc.)

• El modelo B2 se corresponde con los costes generados y la financiación privada correspondiente.

FUNDAE también puede pedir registros de asistencia firmados por los trabajadores formados y el formador (en formación presencial), o pruebas electrónicas de conexión y tutorización en el caso de la teleformación (registros de accesos, tareas hechas, tiempos de conexión, evaluaciones y comunicaciones tutor–alumno).

Otros documentos que podrán ser necesarios para la cofinanciación FUNDAE son:

• Permisos individuales de formación y sus resoluciones cuando correspondan.
• Cuestionarios de calidad completados por los trabajadores formados, exigidos por FUNDAE como parte del control de satisfacción.
• Justificantes de costes, como facturas, nóminas del personal docente, partes de trabajo, justificantes bancarios y contratos de servicios con empresas organizadoras o subcontratadas.

Toda esta documentación debe guardarse durante un mínimo de 4 años contados desde la fecha de aplicación de la bonificación, según dicta el artículo 18 del Real Decreto 694/2017.

También puede guardarse en formato electrónico o PDF, siempre que se pueda comprobar su autenticidad, integridad y legibilidad.

Cómo calcular y gestionar los créditos FUNDAE

El crédito FUNDAE es el presupuesto anual que cada empresa puede destinar a la formación bonificada de sus trabajadores, calculado en función de las cotizaciones por formación profesional ingresadas el año anterior y del tamaño de la plantilla.

La fórmula básica tiene en cuenta un porcentaje de la masa salarial, que varía según la plantilla.

• Para empresas de menos de 50 trabajadores se aplica un 100% del crédito generado.
• Para empresas que tienen de 50 a 249 trabajadores, el porcentaje es del 60 % de lo cotizado por formación profesional.
• Para empresas con 250 o más trabajadores, el porcentaje baja al 50 % de lo cotizado.

Además, ya hemos comentado que se pueden hacer reservas de crédito si la empresa pide acumulación en ejercicios siguientes, aplicable solo a empresas con menos de 50 trabajadores y pedida antes del 30 de junio.

FUNDAE tiene herramientas y simuladores online para consultar el crédito disponible en tiempo real para las empresas.

Utilizando la aplicación telemática, la empresa puede ver el saldo total, el crédito utilizado y el que queda disponible, pudiendo planificar acciones formativas de manera más adecuada.

El crédito acumulado por empresas de menos de 50 trabajadores debe utilizarse en un plazo máximo de dos años y no es transferible entre empresas fuera de una agrupación formalmente registrada.

Para gestionar de manera adecuada el crédito de FUNDAE, va a ser necesario planificar el presupuesto formativo anual, creando un calendario de cursos según prioridades y necesidades reales de la empresa, y repartir las acciones a lo largo del año para evitar picos de consumo que agoten el crédito antes de justificar la formación realizada.

Casos especiales y dudas sobre bonificación FUNDAE

Van a haber casos especiales y situaciones frecuentes que las empresas deben tener en cuenta al bonificar formación con FUNDAE, ya que afectan tanto al cálculo del crédito como a la gestión administrativa y documental.

Lo primero a tener en cuenta es que PYMES y grandes empresas tienen diferencias importantes.

Las PYMES, con menos de 50 trabajadores, pueden acumular crédito no utilizado de un año a otro si lo comunican a FUNDAE antes del 30 de junio, lo que permite planificar mejor la formación a lo largo de varios años.

Las empresas más grandes, en cambio, no tiene esta posibilidad y deben aplicar el crédito dentro del mismo año.

Si hablamos de subcontratación, las PYMES pueden bonificar acciones impartidas por entidades externas hasta un porcentaje del crédito FUNDAE disponible, mientras que las grandes empresas tienen criterios más ajustados de justificación y documentación.

Respecto a la formación de trabajadores temporales, interinos o de ETTs, sólo pueden bonificarse si están dados de alta en la Seguridad Social y cotizando por formación profesional durante el periodo de ejecución de la acción formativa.

En cuanto a los cursos certificados o certificados de profesionalidad, estos han de cumplir con la normativa específica de acreditación, duración y contenido, y son bonificables si cumplen los requisitos de FUNDAE.

Para terminar, si se inicia un requerimiento o inspección por parte de FUNDAE, la empresa tiene 10 días hábiles para responder a la notificación, aportando la documentación solicitada.

Las sanciones pueden ser la devolución parcial o total de la bonificación, multas económicas y la pérdida de la condición de entidad bonificada, según se indica en el artículo 27 del Real Decreto 694/2017.